Word, Excel o Access... quale utilizzare?

Può sembrare una domanda banale ma mi è accaduto spesso di veder utilizzare questi prodotti (Word, Excel e Access) in modo improprio, se non errato. Ma chiedendo agli interessati come mai stessero utilizzando proprio quel programma per fare quel tipo di lavoro le risposte ottenute sono state sempre una o più delle seguenti:

• «Perché? Ce ne sono altri?»
• «Ho imparato a usare questo e mi trovo bene.»
• «Qui sanno utilizzare soltanto questo.»
• «Non ho tempo per mettermi a cambiare metodo.»

«Io ne ho viste cose che voi umani non potreste immaginarvi...»

Si, forse Ridley Scott avrebbe potuto girare un grande film anche sulle avventure di un informatico!

• ...ho visto persone utilizzare Excel per creare documenti prevalentemente testuali soltanto perché all'interno era prevista una tabella che doveva essere incolonnata... ed Excel lo fa bene. Peccato che poi abbia udito le stesse persone lamentarsi per le ridotte possibilità di formattazione e impaginazione.
  Forse sarebbe stato meglio utlizzare Word.
• ...ho visto persone utilizzare Word per creare documenti prevalentemente tabellari soltanto perché era prevista un'introduzione testuale. E poi le ho viste incolonnare i dati nelle tabelle utilizzando gli spazi. I più "esperti" utilizzavano il TAB.
  Probabilmente sarebbe stato più semplice utilizzare Excel oppure inserire delle tabelle Excel in un documento Word.
• ...ho visto persone utilizzare Excel per creare delle strutture di dati, anche complesse, che caricavano altri dati da decine di altri file Excel sparsi sull'hard disk o, peggio, su un lentissimo disco di rete.
  Purtroppo molti ignorano lo scopo e spesso anche l'esistenza di MS Access che, nella Suite MS Office, è sicuramente il programma più adatto a gestire grandi quantità di dati, anche provenienti da diverse fonti.

Purtroppo il concetto stesso di database è di difficile comprensione per i non-informatici e questo fatto fa perdere ogni anno milioni di Euro alle aziende italiane che vedono svanire migliaia di ore di lavoro dei loro dipendenti in micro-attività isolate e "invisibili" che potrebbero essere centralizzate con enormi benefici, sia dal punto di vista della quantità che da quello della qualità del lavoro svolto.

Non è tra i miei intenti quello di spiegare cos'è un database ma vorrei spiegare almeno cosa NON è: non è un mostro con 7 teste e 14 gambe che ci mangia!
Ciò detto, sappi che non è difficile reperire su web spiegazioni più o meno approfondite, videocorsi e altro materiale su questo argomento. In poche righe io posso solo dirti una cosa: se ogni giorno ti trovi a combattere con un gran numero di file Excel o a scrivere da qualche parte sempre le stesse informazioni, spendi un paio d'ore per documentarti sui database e in particolare su Access, ti garantisco che non sarà tempo perso!

Ogni "attrezzo" ha il suo scopo

Ma Access va bene per "piccoli progetti" e spesso è conveniente sviluppare un database aziendale, magari con interfaccia web, su MySQL (ora MariaDB), MSSQL, PostgreSQL, ecc..., che possa essere utilizzato e condiviso da molti utenti. Inoltre non sono rari i casi in cui questo tipo di piattaforme (salvo applicazioni molto particolari), sono già state sviluppate da altri e sono disponibili per il download, quasi sempre a prezzi ragionevoli ma in molti casi anche come licenza Open Source gratuita. Comunque è sempre meglio chiedersi se qualcun altro ha già affrontato il nostro stesso problema e magari lo ha già risolto.
Una rapida ricerca su Google frequentemente ci rivela risorse fino a quel momento a noi sconosciute ed è un po' da arroganti pensare che nessun altro al mondo abbia il nostro stesso problema o che nessun altro l'abbia risolto.

C'è chi afferma che nella vita l'importante è raggiungere l'obiettivo ma, mentre quest'affermazione potrebbe essere corretta nella vita privata, non trova conferme altrettanto forti nella vita professionale, dove le nostre azioni hanno ripercussioni sul lavoro dei colleghi e sulla "salute" dell'azienda.

Quindi, quando ti accorgi di affrontare un problema in modo ricorrente, di dover lavorare su alcuni dati o documenti in modo ripetitivo e frequente, cerca di superare la "timidezza" e parlane con altri colleghi, magari coinvolgendo il personale del reparto IT. Scoprirai spesso che la tua esigenza è condivisa, che l'azienda potrebbe risparmiare molte risorse (tempo/uomo) studiando una soluzione "globale" e che esistono già gli "arnesi" adatti per svolgere quel lavoro. Inoltre scoprirai che molti di questi "arnesi" risolvono anche altri problemi che non sapevi di avere.

Fabio Donna

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